Przy pracy zdalnej podróż służbowa zaczyna się w miejscowości wskazanej w poleceniu wyjazdu. Zwykle jest to siedziba pracodawcy, ale może to być także miejscowość zamieszkania pracownika, jeżeli pracodawca zgodził się na rozpoczęcie podróży z domu. Od tego wyboru zależy czas podróży, a więc i dieta.

Punkt odniesienia wpisuje się w polecenie wyjazdu

Przepisy nie zakładają, że każdy pracownik dojeżdża codziennie do biura. Liczy się miejscowość wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego. Jeżeli pracownik zdalny mieszka daleko od siedziby firmy, sensowne jest ustalenie wprost, że podróż rozpoczyna się i kończy w jego miejscu zamieszkania.

Brak takiego zapisu rodzi praktyczne problemy. Pracownik wyjeżdża z domu, a kadry liczą czas tak, jakby wyjechał z siedziby. Godziny się nie zgadzają, a różnica może przesunąć podróż przez próg 8 lub 12 godzin.

Jak wybór punktu startu zmienia dietę

Przykład: firma ma siedzibę w Warszawie, a programista pracuje zdalnie z Radomia. Zostaje wysłany na spotkanie z klientem do Krakowa. Za zgodą pracodawcy wyjeżdża z Radomia o 6:30 i wraca do domu o 19:30. Podróż trwa 13 godzin, więc przysługuje mu pełna dieta krajowa — 45 zł.

Gdyby w poleceniu wpisano Warszawę, a pracownik i tak jechał bezpośrednio z Radomia, czas podróży trzeba by ustalać w odniesieniu do miejscowości, której w ogóle nie odwiedził. Takie rozliczenie trudno obronić przy kontroli, a pracownik nie wie, czego się spodziewać. Problem dotyczy też zwrotu za bilety: pracodawca zwraca koszt faktycznego przejazdu, więc punkt startu powinien zgadzać się z biletem dołączonym do rachunku. Jasny zapis o starcie z domu porządkuje zarówno dietę, jak i zwrot kosztów biletów.

Przy podróży wielodniowej znaczenie ma także ostatnia doba. Pracownik zdalny, który wyjechał z domu w czwartek o 10:00 i wrócił w sobotę o 15:00, ma 2 pełne doby i 5 godzin. Dieta wynosi 2 × 45 zł + 22,50 zł = 112,50 zł. Takie wyliczenia, z podziałem na doby i ryczałty, można szybko zweryfikować, korzystając z kalkulatorów, które udostępnia serwis Novum3.

Gdy cel podróży to miejscowość, w której pracownik mieszka

Druga strona tej samej zasady bywa zaskoczeniem. Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownik jedzie do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu. W praktyce pracy zdalnej zdarza się to częściej, niż się wydaje.

Przykład: firma z Poznania zatrudnia handlowca, który mieszka i pracuje zdalnie w Gdańsku. Polecenie wyjazdu wskazuje Poznań jako punkt odniesienia, a zadanie polega na spotkaniu z klientem w Gdańsku. Formalnie wygląda to na wyjazd, ale pracownik nigdzie nie podróżuje — jest w miejscowości, w której mieszka. Dieta za taki „wyjazd” nie przysługuje.

Co uzgodnić z pracownikiem zdalnym

Żeby uniknąć sporów, warto przyjąć w firmie kilka prostych zasad:

• w poleceniu wyjazdu zawsze wpisywać miejscowość, z której pracownik faktycznie rusza,
• rozpoczęcie podróży z domu potwierdzać zgodą pracodawcy, najlepiej w tym samym dokumencie,
• wskazywać środek transportu, a przy prywatnym samochodzie zapisywać zgodę na jego użycie,
• przy wyjazdach do miejscowości zamieszkania pracownika nie naliczać diety,
• wymagać godzin wyjazdu i powrotu z biletów, a nie szacunkowych.

Pozostałe należności bez zmian

Praca zdalna nie zmienia stawek. Dieta krajowa wynosi 45 zł, ryczałt za nocleg bez rachunku 67,50 zł, a ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową 9 zł za rozpoczętą dobę. Zmienia się tylko punkt, od którego mierzy się czas, i miejscowości, w których dieta w ogóle może przysługiwać. Wszystkie te zasady opisuje rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej.

Pracownik składa rozliczenie w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Jeżeli firma ma wielu pracowników zdalnych, najlepiej dopisać do regulaminu podróży jedno zdanie o tym, jak ustala się punkt startu. To kilka słów, które oszczędzają wielu korekt rozliczeń i nieporozumień przy kolejnych wyjazdach.